事業所からのお知らせ

2020.06.01
名古屋駅前校

業務はこうして始まる

こんにちは! アクセスジョブ名古屋駅前です(^^♪

今日もブログを読んでいただき、ありがとうございます。

 

「お~い、〇〇くん、来週使う営業リストを作っておいてくれないか」

と、業務は何の前触れもなく、突然やってきます。

職場や上司によって業務指示の出し方は異なりますが、突然「振られる」ことはよくあります。

業務の内容や手順、使えるリソースや期限などを明確に指示してくれる場合もありますが、

具体的な指示がまったくない「丸投げ」状態だったり、不親切で不明確な指示も少なからずあります。

そんなときは、どうすればよいでしょう。

後日、上司から「この前頼んだリスト、できたか?」と尋ねられたとき、

「わからないから、できませんでした」「まだ、できていません」では済まされません。

学校の宿題であれば、最終的には自分ひとりが責任を被るだけですから、それで済むかもしれません。

しかし、業務ともなれば、後工程にも影響が出たり、数多くの部署に影響が及ぶことも考えられます。

場合によっては、全社レベルで弊害が発生することもあります。

 

そんな問題を回避するためには、業務の「引き受け方」をマスターしておく必要があります。

例えば…

ケース①「お~い、◯◯くん。この発注書をファイリングしておいてくれないか」と指示されたとき。

 ・どのファイルにファイリングするのか。既存のファイルか、新しいファイルか。

 ・時系列にファイリングするのか、商品別なのか、発注先別なのか。

 ・時系列なら、降順か昇順か(日付の新しい順か古い順か)。

 ・誰にチェックしてもらうのか、ダブルチェックは不要か。

 ・報告してから書架に格納するのか、書架に格納してから報告するのか。

 ・いつまでにファイリングを完了させればいいのか。

と、この程度は確認しておきたいものです。

ケース②「お~い、◯◯くん。来週使う営業リストを作っておいてくれないか」と指示されたとき。

 ・ルート営業用のリストか、新規開拓のためのリストか。

 ・エリアごとのリストか、営業担当者ごとのリストか。

 ・エリアごとなら、行政単位は何か。市単位か、区単位か、町単位か。

 ・必要な項目は「住所・社名・先方の担当者名・電話番号・郵便番号」だけでよいのか。

 ・訪問順を考慮したリストか、エリア内ならランダムでもよいのか、五十音順か。

 ・いつまでに完成させるのか。

 ・提出先はあなた(上司)か、営業担当者か。

 ・紙のリストを手渡しするのか、エクセルのファイルを送信するのか。

と、この程度は確認しておきたいものです。

 

業務指示の確認は、業務を依頼した上司のためにではなく、自分が困らないようにするため。

「報連相」も大事ですが、「報連相」は業務の途中あるいは完了時にすることが多いのに対し、

業務指示の確認は、業務に取り掛かる前にしておくことが大切です。

まあ、上司たる者、部下に確認されるような指示の出し方をするのはいかがなものか、という気もしますが。

 

アクセスジョブ名古屋駅前の支援スタッフは、利用者の方がプログラムに取りかかる前に、

負荷やストレスがかからないように、できるだけ具体的に指示を出すようにしていますが、

ときには中途半端な指示に止めておいて、

作業前に指示内容の確認ができるかどうかをチェックすることもあります。

でも、みなさん、たいていは2~3回で指示内容を的確に確認することができるようになります。

日を追って「仕事のコツ」を飲み込んでいく姿勢には、逆に見習うべきものがあると感じるほどです。

 

アクセスジョブ名古屋駅前では、

実務レベルの練習も兼ねた支援プログラムで、みなさんの就労準備をお手伝いしています。

PCの操作やビジネスマナーの習得はもちろん、

より実践的な、より実務的な練習を通じて就労準備をしたいと感じている方、

是非アクセスジョブ名古屋駅前を覗いてみてください。

「仕事って、こんな風にするんだ」ということを身をもって体験することができますよ。