仕事日和Ⅷ～卒業生の事務職ライフ～

皆さん、こんにちは。事務補助として働いてる卒業生です。

今回は、私の普段の電話対応の様子を紹介させてもらいます。

外線電話（会社の人以外からの電話）の場合……

事務員さん「〇〇さん（自分）、△△の◻︎◻︎さんから電話。」

自分「はい、お電話代わりました。〇〇支店の〇〇（自分）です。お世話になっております。」

相手「お世話になっております。△△の◻︎◻︎と申します。〜についてなのですが～～（用件）」

自分「承知いたしました。それでは、私どもで対応させていただきます。よろしくお願いいたします。」

相手「はい、よろしくお願いいたします。失礼いたします。」

自分「失礼いたします。」

相手が先に切るのを待ってから受話器を置くのがポイントです。

初めて挨拶する会社のアポイントを取る場合……

××「はい。××でございます。」

自分「突然のご連絡失礼いたします。私、〇〇の〇〇（自分の名前）と申します。 〜〜の件でご連絡いたしました。担当の△△様はお手すきでしょうか？」

××「申し訳ございません。△△は１日不在でございます。よろしければご用件をお伺いします。」

自分「お願いいたします。実は～～（用件を伝える）」

××「承知いたしました。では、△△にお伝えいたしますのでよろしくお願いいたします。」

自分「ありがとうございます。それでは失礼いたします。」

また、ある時には……

⚫︎⚫︎「⚫︎⚫︎でございます。」

自分「突然のご連絡失礼いたします。私、〇〇の〇〇（自分）と申します。 折り返しのお電話がございませんでしたので、ご連絡いたしました。▲▲様はお手すきでしょうか？」

⚫︎⚫︎「申し訳ございません。▲▲は帰宅いたしました。明日連絡するようお伝えいたします。」

自分「承知いたしました。よろしくお願いいたします。失礼します。」

このように、いつも相手方がいるとは限らないので、事前に心構えをしておくと良いです。

電話応対に不安のある方も多いと思いますので、皆さんの参考となれば嬉しいです。

本日もお読みいただきありがとうございました。

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