メモの取り方「その指示でＯＫ？」篇

2024.09.24

こんにちは、アクセスジョブ清澄白河です。

さてさっそくですが、本日は「メモ」についてのブログです。

一例として、メモには、

１．備忘録になる
２．状況を整理し、要点をまとめる習慣がつく
３．頭に思い浮かんだアイデアを可視化できる
４．相手に信頼感を与えられる

効用があり、

また、このツールを活かすために、

１.基本的に手書きで
２.一元管理
３.必ず日付とタイトルを付ける
４.自分の思ったことやコメントも書き込む
５.色を分けて書く
６.５Ｗ１Ｈ（５Ｗ３Ｈ）を意識する
７.余白を残す

上記７つの基本ポイントを押さえるべし、という説があります。

効用からも、確かに最高のツールであることがうかがえますね。

では実際に、職場でのメモ取りにはどのようなケースがあるでしょう？

Ａ．指示等の情報が具体的かつ網羅されているケース
Ｂ．指示等の情報が抽象的かつ端折られているケース
Ｃ．議事録

「Ａ」は電話連絡等、発信者が情報を整理して、相手に伝える気持ちを持って情報発信している可能性が高いので、メモ取り自体は比較的楽と言えます。メモを取る際の注意点は、要点を聞き洩らさないことになるでしょう。

「Ｂ」は、発信者が時間のない中、あるいは思い付きやひらめき等、あまり情報が整理されていない状態で発信される可能性が高いので、メモを取る際の注意点は発信者のニーズを確実に受け取ることになるでしょう。「上司の指示」等が例に挙がります。

「Ｃ」は、新入社員が一度は通る道でしょう。メモを取る際の注意点は、メモ取りの基本ポイントを押さえたうえで、事前準備と構成力が鍵を握ります。

「郵便局に行って、85円切手を20枚、110円切手を30枚、270円切手を10枚買ってきてください」

会社でこのような指示があった場合、メモを取ること自体はそれほど難しくなさそうです。

しかし、仕事での指示と考えた場合、必要な情報は網羅されているでしょうか？

仕事を遂行する上で、もし情報が不足していたとしたら、どのような情報が不足していると思いますか？

ここで、不足している情報は何なのかをあぶり出すのに有効なツールが、先に出てきたメモ取りの際の基本ポイント「５Ｗ１Ｈ（５Ｗ３Ｈ）」なのです。

取ったメモの内容を上記５Ｗ１Ｈ（５Ｗ３Ｈ）一覧に当てはめることによって、不足している情報が何なのかを確認することができます。

もちろん、実際の指示等の中には、５Ｗ１Ｈ（５Ｗ３Ｈ）に当てはめる必要のない情報もあるので、全てが必ず埋まるものではありませんが、取ったメモの内容を当てはめていくと、不足している情報は何なのかが自ずと見えてきます。

また、指示が抽象的で分かりづらい場合にも、５Ｗ１Ｈ（５Ｗ３Ｈ）一覧に当てはめることは有効で、指示を具体的な内容に分解することにより、発信者が何を伝えたいのか確認するための材料になります。

当てはめたうえで、仕事を遂行するには情報が不足している事に気付いたら、発信者にぜひ確認してみましょう。その際の上手な聞き方については、また別のブログの機会に触れたいと思います。

メモの取り方「その指示でＯＫ？」篇、最後までお読みいただきありがとうございました！

WEBでのお問い合わせ

公式ラインからのお問い合わせ

★誰にだって輝ける舞台がある★ アクセスジョブ清澄白河〒135-0021 東京都江東区白河２丁目８−５三栄ビル５階電話番号： 03-6811-7772