就職活動や仕事に役立つ！優先順位の付け方をマスターしよう

こんにちは！AJ新潟を利用しているMです。

今回のGWは【ビジネスマナー/優先順位のつけ方】の様子をご紹介！

テーマは『優先順位のマトリクスを作ってみよう！』というテーマで行いました😊

そもそもなぜ優先順位をつけて仕事をする必要があるのでしょうか？答えは、『仕事の効率化のため』です。

仕事の重要度や難易度を多角的に判断し、優先順位を決めることで限られた時間内での成果や仕事量をあげられるとともに、仕事量の明確化や仕事のミスが減り最終的に周りからの信頼につながるという結果になります！

そのためにやるべきこと４つ！

➀やるべき仕事を洗い出す

頭で考えて仕事をこなすことも悪くはありませんが、PCやメモなどでやるべきことだけを洗い出して可視化することで思考がやるべき仕事にフォーカスされ簡単に整理ができる。仕事をこなす上でのタスク管理のグッズも今は100円ショップにも充実しているのでお気に入りを見つけて使いながら仕事するのもよいと思います😁

②逆にやらなくて良いものを決める

・緊急度が低く今日中にやらなくてもよいもの（長期的に時間もの等）

・重要度が低く行わなくても問題ないもの（緊急ではない電話やメールの対応等）

・ほかの人に依頼すべきもの

こういったものは重要でないことが多いので後で手を付けたり、他に業務として依頼する方が自身の仕事の効率アップにつながる！(≧∇≦)ﾉ

③時間配分を決めることもとても大切なこと。業務内容でこのくらい時間がかかるとイメージや見積もることで自分の実力がどのくらいかがわかったりするのでより一層集中できることと何より時間設定がうまくできる人ほど時間が有限ということを理解しているので良い生活を送っている人が多いとか…(* ￣︿￣)

改めてこれらをもとに最後は緊急度や重要度をあらゆる視点から判断する‼

例えば、取引先や上司に資料を明日までに提出。や売り上げに直結するプロジェクトの作戦を考える。等

以上の点を見極めて職員さんが考えてくれた例で実際にマトリックス票を使い作業を分ける練習を行ってみました(*^_^*)

※↓画像はイメージです

左上：重要かつ緊急。→納期直前やクレーム対応など即時対応が必要なもの

右上：重要だか緊急でない。→中長期計画ものや人材育成など即時に結びつかなくとも企業の将来を左右するもの

左下：重要だが緊急でない。→それほど重要でない電話などの対応。

左下：重要でも緊急でもない。→将来に役立つことがほぼなく時間の浪費ともいえる

それぞれの考え方があると思いますが、組み立てることで作業の効率アップができそうだと感じました。

仕事は時に、イレギュラーが入る場合もあります。でも自分の仕事量が把握できていれば、冷静に判断ができたり、緊急性や重要性を確認や相談することでよりコミュニケーションもとれ良いのではないでしょうか。

また、時間配分が思い通りにいかないときに急ぎの案件は除きますが、一度作業を中止してみることで思考のリフレッシュにより、良いものを作れることもあるかと思います。(*^▽^*)

自分で抱え込まずに困ったら相談。上司が難しければ同僚でも良いと思います！

より質の良い仕事ができるようにも日々の訓練で取り入れることで仕事でも活きる内容でしたので練習していこうと思いました🥰

今回はこの辺で、また次回お会いしましょう(^^)/★

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