ビジネスメールの基本を学ぶ！書き方のルール６つおさえよう

こんにちは！アクセスジョブ新潟を利用しているMです。

世の中は時間が経つとともに会社のルールや仕事のシステム導入。また、スマートフォンの普及により、手軽にやり取りができるようになった時代へと日々進化していると思います。😊

そんな中、今でもメールでのやりとりは取引関係では重要なツールの1つかつ連絡手段となっているのには変わらないでしょう。

そこで、今回は２部構成でまず第１弾！

【ビジネスメール】についてのグループワークを紹介！

この講義の目的は…

・ビジネスメールのルールについて学ぶ。

・実際のビジネスメールのルールに基づいて文章を作成し、より理解を深める。　

となっております。

まずは、ビジネスメールの基本ルール６つについて学びました！☺️

➀件名

要件がひと目でわかるように書く

件名で重要度や内容を予測することができ、他業務との優先順位を付けてメールの対応ができます。また、あとから見返すときに件名で検索するというケースが多いため検索しやすい言葉を使うとより丁寧です。

②宛名

本文の最初に書く

いきなり本文に入るのではなく、まずは相手の「会社名」「部署名」「名前」を書きましょう。そして相手が役職についている場合は「役職名」も忘れず記載することと、名前の後ろに様を付けることを忘れずにしましょう。また、読みやすいように切りのいいところで改行をするのも１つのポイントです！( ..)φ

③はじめのあいさつ文

宛名に続けて記載する

「いつもお世話になっております」といったあいさつ文を記入後、「自分の会社名」「自分の名前」を名乗ります。

④用件

短く簡潔に

最初に要件のポイントを書き、そのあと詳細や補足事項を書いていくと相手が読みやすい文章になります。また、適切なところでの改行や１行あけて段落を作るなどすると、さらに読みやすくなります。逆にだらだらと書いてしまうと、相手に伝わりにくくなるため、伝えるべき内容のみを整理して一目で理解できるように書くと良い印象になります。

(｡･∀･)ﾉﾞ

⑤締めのあいさつ文

文末に記載

「何卒よろしくお願いいたします」といったあいさつ文を使うことが多いですが、確認や検討依頼など内容によってアレンジすると良いでしょう。

例：お願いする場合➡お手数かと思いますが、ご確認よろしくお願いいたします。…等

⑥署名

自分の連絡先をメールの末尾に記載

基本的に「自分の会社名」「部署名」「氏名」「郵便番号」「会社住所」「電話番号」「メールアドレス」を記載します。まれに、会社のサイトURLを記載することもあります。形式や内容は会社によって決まっていることが多いため、確認しておくと良いでしょう。(*^▽^*)

その他には、宛先で同時に送る際の「CC」・「BCC」の使い分けや添付ファイルについて、メールでよく使うビジネス用語について教わりました。

また、問題形式で３問ほどメール文章に触れたのちに、事例をもとにメール文章も作成して講義の内容は終了しました😁

第２弾として実践事務の講義内でビジネスメールの実践を行う予定です。引き続き第２弾をお楽しみに😍

今回はこの辺で、またお会いしましょう(^^)/★

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